Ahhoz, hogy az ellenőrzési tevékenység és folyamat az olvasó számára is áttekinthető legyen, néhány alapvető fogalom tisztázása is szükséges!

A monitoring tevékenység  nem más, mint "az irányítás és döntéshozatal céljára történő szisztematikus és folyamatos információgyűjtés és elemzés, amely a projektvégrehajtás folyamataira és az esetleges beavatkozások hatásaira értelmezhető." A monitoringozás  folyamatos, és mind a projekt szakmai tartalmának mind a pénzügyi felhasználásnak a nyomon követésére kiterjed. A gyakorlatban igen széleskörű tevékenységet jelent. Az EQUAL program esetében  szóbeli vagy elektronikus formában történő információ-gyűjtésre, írásos jelentésekre és helyszíni látogatásokra lehet számítani. Mindezek között lesznek rendszeres (például negyedéves, éves írásos jelentések vagy helyszíni látogatások) továbbá eseti jellegű látogatások. A jelentéseket azért sem lehet elhanyagolni, mert ezek alapján zajlik majd az elnyert támogatások kifizetésének jóváhagyása.

További kulcsszó az ellenőrzés. "Ez egy olyan ítéletalkotás, amely előre ismert és tisztázott általános kritériumok és szabványok alapján jön létre. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése." A projektek szempontjából az ellenőrzés történhet dokumentumok alapján és a helyszínen, kötelező jelleggel vagy esetileg, rendszeresen vagy esetlegesen.

Miben más az értékelés? Ami "a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység teljesítményének, hatékonyságának, hatásának, fenntarthatóságának és időszerűségének minősítése az előzetesen kitűzött célokhoz mérten." Az EU támogatási rendszerében megszokott módon az értékelés program szinten történik, így az EQUAL programb is ezt a gyakorlatot követi. Az ellenőrzés független szakértők bevonásával történik, akik az értékelést a program megvalósítása folyamát és annak lezárását követően végzik. Az ellenőrzésben részt vevő intézmények a felelősségvállalás sorrendjében a következők, pénzügyi ellenőrzést a Magyar Államkincstár, szakmai ellenőrzést az OFA EQUAL Nemzeti Programiroda, a független, rendszerszintű ellenőrzést pedig a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal végzi az EQUAL Irányító Hatóság  teljes körű felelősségével. .

Mindez "szabványos" körülmények között, úgynevezett eljárásrendekben szabályozott módon történik. Ezt az ellenőrzési nyomvonal rögzíti: "A lebonyolítási és ellenőrzési rendszer egységes ellenőrzési nyomvonalat alkot, amely során lehetővé válik a projektekben folyó szakmai és pénzügyi teljesítés vizsgálata, értékelése, és a folyamatok végén a szakmai teljesítés minősítésével valamint egyedi kiadások és bizonylatok révén a pénzügyi összesítések alátámasztásával a források felosztásának és kifizetésének igazolása. Az ellenőrzési nyomvonalat és az azt szabályozó folyamatokat a Működési Kézikönyvek tartalmazzák."